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Management Trainee INSPIRE Sales & Events 18 mois H/F
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Giorno di aggiornamento: 21-03-2024
Categoria: Istruzione / Formazione Tirocinio / Livello base
Industria: Human Resources Services
Posizione: Internship
Tipo di lavoro: Full-time
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Contenuto del lavoro
INSPIRE Vente & Events ? 18 mois H/FLe service agréable, la cuisine délicieuse et les décors variés font de chaque événement dans les Hôtels Fairmont une expérience vraiment inoubliable. Doté d?excellentes compétences organisationnelles et relationnelles, l’ INSPIRE Vente & Events offre un service exceptionnel aux clients !Le programme INSPIRE permet de former les leaders de demain. Pendant 12 à 18 mois, des responsabilités conséquentes sont confiées. Participer au Programme INSPIRE c?est disposer d?environ de 5 années d?expériences en seulement 18 mois !Présentation de l?hôtel : Situé sur les rives du Lac Léman et face à la vue magnifique des Alpes, l’hôtel Fairmont Le Montreux Palace est un établissement hôtelier de distinction, membre du groupe Accor, de la marque Fairmont et affilié à Swiss Deluxe Hotels. Possédant une renommée mondiale incomparable caractérisée par 236 chambres et suites luxueuses et une expérience gastronomique des plus raffinées, l’hôtel Fairmont Le Montreux Palace est réellement un lieu enchanteur. Ses six restaurants et bars offrent un vaste choix de délices qui sauront satisfaire les plus exigeants des palais. En autre, Le Montreux Jazz Café est le détour incontournable pour vibrer au rythme du Festival 365 jours par année dans l?écrin féerique du Fairmont le Montreux Palace, Le Pop Up Nikkei Nine fait vivre une expérience unique entre Japon et Peru dans un cadre enchanteur, le Funky Claude?s Bar est le lieu incontestable où atterrir jusque tard dans la nuit pour déguster un line-up incroyable de cocktails traditionnels et exclusifs au rythme de la meilleure scène Live en ville. Fairmont Le Montreux Palace se spécialise également dans l’accueil de congrès, réunions et séminaires. Le Fairmont Spa est un espace bien-être de 2000 m² dédié à la forme, la relaxation et la beautéRésumé Des ResponsabilitésRelevant du Directeur Vente et du Directeur Catering & Conference Services, les responsabilités et les fonctions essentielles du poste comprennent, sans s?y limiter :Missions Générales- Proposer en permanence un service professionnel, avenant et attachant
- Connaître les standards techniques et émotifs de LQA et les mettre en pratique
- Traiter tous les clients avec égard et courtoisie
- Remplacer le stagiaire en son absence notamment relatif aux tâches administratives
- Collaborer étroitement avec son supérieur afin de le décharger au maximum
- Participer au service des banquets et des manifestations se déroulant à l?hôtel, sur demande
- S?engager sur la qualité de son service, sa discrétion et sur sa parfaite honnêteté
- Respecter les normes ergonomiques de travail en règle de santé & sécurité
- Maintenir un excellent contact avec ses collègues de travail
- Gérer les priorités et exécuter les tâches dans le respect des délais spécifiques
- Compléter toutes autres tâches qui pourraient être assignées par la direction
- Préparer et envoyer le Daily Event List chaque jour - les forecasts pour les séances Banquets opérations - les OS chaque jour et s?occuper de la distribution par email et papier selon directives
- Gérer et superviser des conférences/rassemblement de groupe jusqu’à 10 chambres, de la demande initiale du client jusqu?à la facturation
- Faire le suivi hebdomadaire et mise à jour de tous les dossiers
- Organiser et réaliser des "site inspections" pour les clients potentiels avec les invitations nécessaires
- Compléter le ?Group info sheet? et le distribuer à tous les départements concernés
- Coordonner avec le directeur de la réception & le directeur des réservations les aspects relatifs aux chambres demandées pour l?évènement jusqu?à la réception de la ?rooming list? qui sera ensuite transférée au directeur de la réception pour bloquer les chambres (split)
- Mettre à jour les ordres de service dans Fidelio S&C selon les informations qui lui sont données
- Coordonner avec le département des banquets tous les aspects de l?événement qui concerne le F&B
- Communiquer avec la Réception et le département des Banquets & Conférences sur les évènements à venir
- Gérer la réunion avant la conférence/événement et transmettre les informations aux départements respectifs
- Suivi avec le client après l?évènement pour obtenir un feedback et assurer la répétition de l?évènement
- Responsable des fonctions internes, suivre les Ordres de Service, vérifier les mises en place des salons et la facturation interne
- Compléter toutes autres tâches qui pourraient être assignées par la direction
- Contribuer au développement et au déploiement de la stratégie et des plans d?actions annuels spécifiques aux marchés attitrés
- Préparer, envoyer, assurer le suivi et archiver toute correspondance requise avec les clients sur les marchés attitrés (propositions, contrats, confirmations de réservations?)
- Prendre la responsabilité de la planification de toutes les visites d?inspections spécifiques aux marchés attitrés en assurant une communication efficace avec les clients et tous les départements concernés
- S?assurer que pour tous les groupes, toutes les étapes requises sont effectuées, fonctionnelles et alignées avec les termes signés selon le processus établie (coordonner avec les ressources impliqués les entrées dans les systèmes des prix et des inventaires, communiquer les conditions de paiement avec la comptabilité, coordonner les liens, fournir aux départements du service aux congrès et banquets toute l?information et l?assistance requise?)
- Participer à la détermination de la tarification sur les marchés attitrés en respectant les paramètres spécifiques au marché attitrés et déterminés par la compagnie (à l?aide de IDEAS)
- Préparer les contrats pour les groupes définitifs
- Soutenir les gestionnaires de ventes dans l?atteinte des objectifs relatifs aux segments de marchés attitrés
- Au besoin, participer aux activités à l?intérieur et à l?extérieur de l?hôtel tel que les visites d?inspections, voyages de familiarisation, activités de la destination, etc.
- Répondre aux appels des clients et coordonner les demandes ainsi que les projets spéciaux de façon efficace et professionnelle
- Assurer la liaison avec les clients lors de l?absence des gérants
- Préparer les rapports mensuels, hebdomadaires et annuels au besoin
- Participer aux réunions de précongrèss et après congrès
- Préparer les rapports hebdomadaires, les rapports d?activité mensuels et les prévisions
- Compléter toutes autres tâches qui pourraient être assignées par la direction
- Diplôme d?une école hôtelière reconnue depuis les deux dernières années
- Maîtrise de la langue française et anglaise
- Connaissance de l?allemand comme troisième langue est un atout
- Capacité de travailler en équipe
- Etre motivé et montrer de l?intérêt à son travail
- Etre créatif et etre en mesure de personnaliser le service
- Flexibilité et prise d?initiative
- Capacité de gérer plusieurs demandes en même temps et de gérer les changements de dernières minutes
- Excellentes compétences relationnelles et de resolution de problèmes
- Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Microsoft, excel, powerpoint...)
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Scadenza: 05-05-2024
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