Office Manager and Executive Assistant

仕事内容

• Gérer l’agenda de la MD au quotidien,
• Organiser et planifier les réunions,
• Réceptionner et filtrer les appels,
• Gérer le flux d’information de manière opportune et précise,
• Organiser les déplacements professionnels ; réserver les billets d’avion ou de train ainsi que les hôtels & préparer l’itinéraire de voyage,
• Réserver les restaurants pour les déjeuners d’affaires,
• Traiter et enregistrer les notes de frais dans le système Concur,
• Agir en tant que point de contact entre la MD et les autres employés,
• Réceptionner et traiter le courrier de manière confidentielle,
• Assister sur diverses tâches administratives.

• Être la personne de contact pour l’entretien, le courrier, les fournitures, les factures et les courses diverses,
• Accueillir et rediriger les visiteurs en physique ou par téléphone (clients, fournisseurs, invités),
• Réserver les transports et / ou l’hébergement pour l’équipe et les invités,
• Organiser les évènements internes et externes selon les standards de l’entreprise si nécessaire en faisant la liaison avec le département « Events & Marketing »,
• Coordonner les évènements sur place & s’assurer du bon déroulement de ceux-ci,
• Négocier et gérer les contrats fournisseurs & prestataires de services,
• Gérer les commandes de papeterie, mobilier et autres fournitures & gérer les stocks,
• Réceptionner, traiter et veiller au paiement des factures fournisseurs en collaboration avec la Fiduciaire,
• Participer à la gestion et au contrôle du budget dépenses,
• Rédiger et diffuser les courriers, attestations, rapports et mémos internes,
• Coordonner, mettre en liaison et maintenir les procédures du groupe au sein de l’entreprise (IT, HR, Health & Security and Compliance),
• Assister dans le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs,
• Orienter le nouveau personnel,
• Préparer et maintenir le calendrier des vacances,
• Traiter la correspondance, les plaintes et les questions,

• Diplôme d’Assistante de Direction ou formation équivalente,
• Expérience de minimum 4 ans dans un rôle similaire,
• Parfaite maîtrise du français avec une très bonne capacité rédactionnelle et un excellent niveau d’orthographe,
• Niveau d’anglais minimum C1,
• Polyvalent(e), proactif(ve) et autonome,
• Sens de l’organisation prononcé,
• Goût du détail et des tâches administratives,
• Soucieux(se) du respect des délais,
• Personnalité mature et affirmée tout en sachant être diplomate,