Mitarbeiter*in Departementssekretariat D-GESS (m/w/d)

Das Departement für Geistes-, Sozial- und Staatswissenschaften (www.gess.ethz.ch) umfasst 26 Professuren mit 450 Mitarbeitenden, bietet eigene Studiengänge an und ist für das geistes-, sozial- und staatswissenschaftliche Lehrangebot der ETH Zürich verantwortlich. Wir suchen für das Departementssekretariat per 1. Oktober 2021 oder nach Vereinbarung eine*nMitarbeiter*in Departementssekretariat D-GESS (m/w/d).

Diese Funktion bietet vielseitige Aufgaben in einem kleinen, agilen, gut eingespielten und erfahrenen Team. Sie arbeiten eng mit dem Departementskoordinator als Vorgesetzten, den Sekretariaten der Professuren sowie mit den zentralen Verwaltungseinheiten der ETH Zürich zusammen.

Sie unterstützen die Departementsleitung in allen administrativen und organisatorischen Belangen, konzipieren und pflegen den Webauftritt und sind engagiert in der Kommunikation auf Stufe Departement. Bei der Vor- und Nachbereitung der Departementskonferenzen (inkl. Protokollierung) befassen Sie sich mit departementspolitischen Entscheidungsfindungsprozessen. Ausserdem wirken Sie periodisch bei der Planung, Konzipierung und Durchführung von Projekten ausserhalb des regulären Verwaltungsbetriebs mit (z.B. Forschungstag, Departementsevaluation).

Sie sind ausserdem verantwortlich für die Doktoratsadministration auf Departementsebene. Dabei führen Sie die Prozesse, stellen die Information auf der Website sicher und beraten die Doktorandinnen und Doktoranden in allen administrativen Fragen rund um das Doktorat.

Das Pensum für diese Aufgaben beträgt 80-100 Stellenprozente. Je nach Kandidat*Innenlage ist es denkbar, das Pensum auf zwei Stellen mit ca. 40-60% aufzuteilen (eine Stelle mit Schwerpunkt Departementsadministration und eine Stelle mit Schwerpunkt Doktorat). Die enge Zusammenarbeit und gegenseitige Stellvertretung, auch mit dem Studiensekretariat, müsste dabei jederzeit gewährleistet sein.

Sie verfügen über eine kaufmännische oder andere adäquate Ausbildung und bringen mehrjährige Berufserfahrung aus einem ähnlich strukturierten Umfeld mit. Sie sind vom Typ her generalistisch veranlagt, sind offen, neugierig und besitzen ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten. Komplexe Zusammenhänge erkennen Sie leicht und ihr Handeln ist von Umsicht und Weitblick geprägt.

Eine respekt- und vertrauensvolle Zusammenarbeit sowie eine starke Teamorientierung sind Ihnen wichtig, und Sie bringen ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein und Dienstleistungsbereitschaft sowie eine sehr selbständige und zuverlässige Arbeitsweise mit. Sie verfügen über exzellente Deutsch- und Englischkenntnisse (C2 Niveau) in Wort und Schrift (Protokollführung). In den Office-Anwendungen bewegen Sie sich mit Leichtigkeit und finden sich mit neuen Applikationen (Lehrapplikationen und workflow-basierten Informationssystemen), rasch zurecht.

Wir bieten Ihnen eine interessante und vielseitige Tätigkeit an einem wissenschaftlich erfolgreichen Departement im Herzen von Zürich, moderne Anstellungsbedingungen, gute Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie moderne Arbeitsformen.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung bis zum 31. August 2021 mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Diplome
• Ausbildungs- sowie Arbeitszeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Für weitere Auskünftesteht Ihnen Dr. Stefan Karlen, Departementskoordinator D-GESS, per E-Mail karlen@gess.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen) gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unsererWebseite zur Chancengleichheit und Vielfalterfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.