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Office Manager and Executive Assistant
View: 162
Update day: 20-03-2024
Location: Le Grand-Saconnex Genève GE
Category: Administrative / Clerical / Assistant
Industry: Human Resources Services
Position: Mid-Senior level
Job type: Full-time
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Job content
IntroductionPour l’un de nos clients, une organisation multi-affiliée basée à Genève, nous sommes à la recherche d’un(e) :Office Manager and Executive Assistant H/FDisponible de suite pour un poste temporaireDescription De La MissionEn tant qu’Executive Assistant :- Gérer l’agenda de la MD au quotidien,
- Organiser et planifier les réunions,
- Réceptionner et filtrer les appels,
- Gérer le flux d’information de manière opportune et précise,
- Organiser les déplacements professionnels ; réserver les billets d’avion ou de train ainsi que les hôtels & préparer l’itinéraire de voyage,
- Réserver les restaurants pour les déjeuners d’affaires,
- Traiter et enregistrer les notes de frais dans le système Concur,
- Agir en tant que point de contact entre la MD et les autres employés,
- Réceptionner et traiter le courrier de manière confidentielle,
- Assister sur diverses tâches administratives.
- Être la personne de contact pour l’entretien, le courrier, les fournitures, les factures et les courses diverses,
- Accueillir et rediriger les visiteurs en physique ou par téléphone (clients, fournisseurs, invités),
- Réserver les transports et / ou l’hébergement pour l’équipe et les invités,
- Organiser les évènements internes et externes selon les standards de l’entreprise si nécessaire en faisant la liaison avec le département « Events & Marketing »,
- Coordonner les évènements sur place & s’assurer du bon déroulement de ceux-ci,
- Négocier et gérer les contrats fournisseurs & prestataires de services,
- Gérer les commandes de papeterie, mobilier et autres fournitures & gérer les stocks,
- Réceptionner, traiter et veiller au paiement des factures fournisseurs en collaboration avec la Fiduciaire,
- Participer à la gestion et au contrôle du budget dépenses,
- Rédiger et diffuser les courriers, attestations, rapports et mémos internes,
- Coordonner, mettre en liaison et maintenir les procédures du groupe au sein de l’entreprise (IT, HR, Health & Security and Compliance),
- Assister dans le processus d’intégration des nouveaux collaborateurs,
- Orienter le nouveau personnel,
- Préparer et maintenir le calendrier des vacances,
- Traiter la correspondance, les plaintes et les questions,
- Diplôme d’Assistante de Direction ou formation équivalente,
- Expérience de minimum 4 ans dans un rôle similaire,
- Parfaite maîtrise du français avec une très bonne capacité rédactionnelle et un excellent niveau d’orthographe,
- Niveau d’anglais minimum C1,
- Polyvalent(e), proactif(ve) et autonome,
- Sens de l’organisation prononcé,
- Goût du détail et des tâches administratives,
- Soucieux(se) du respect des délais,
- Personnalité mature et affirmée tout en sachant être diplomate,
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Deadline: 04-05-2024
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