Assistent/in des Verwaltungsdirektors (80 – 100%)

☞ Swiss Tropical and Public Health Institute

Ver: 147

Dia de atualização: 21-03-2024

Localização: Basel Basel-Stadt BS

Categoria: Administrativo / Escriturário / Assistente

Indústria: Research Services

Posição: Entry level

Tipo de empregos: Full-time

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Conteúdo do emprego

Als Teil des Assistenzteams der Direktion unterstützen Sie den Verwaltungsdirektor in allen administrativen Bereichen. Sie sind ein Organisationstalent und sorgen für einen reibungslosen Ablauf als Drehscheibenfunktion mit vielen Schnittstellen zu internen und externen Anspruchsgruppen.

Sie Übernehmen Insbesondere Diese Aufgaben
  • Verantwortung für die Erledigung von allgemeinen administrativen Arbeiten: Korrespondenz, Dokumentenablage, Pflege der Adressdatenbank, Spesenmanagement für die Administration
  • Verantwortung für die Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Hard- und Software für Mitarbeitende der Direktion und Administration
  • Organisation des Onboarding-Programms der neuen Mitarbeitenden der Direktion und Administration
  • Bearbeitung und Freigabe von Rechnungen über einen digitalen Workflow
  • Stellvertretung der Assistenz des Direktors bei deren Abwesenheit
Diese Voraussetzungen Bringen Sie Idealerweise Mit
  • Mindestens 4 Jahre Erfahrung als Assistent/in auf Direktionsebene
  • Ausgezeichnete mündliche wie schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse, gute Französischkenntnisse sind von Vorteil
  • Ausgeprägte selbständige Arbeitstätigkeit, grosses Verantwortungsbewusstsein, Stärke im Priorisieren und hohe Flexibilität bei kurzfristigen Anfragen ohne den Qualitätsanspruch aus den Augen zu verlieren
  • Dienstleistungsorientierte, vorausschauende Persönlichkeit mit sehr guten Umgangsformen und starker transkultureller Kompetenz, hoher Belastbarkeit sowie teamorientierter Wesensart
  • Hervorragende Kenntnisse von MS Office sowie schnelle Auffassungsgabe für neue IT Tools und keine Berührungsängste gegenüber dem Einsatz von digitalen Tools
Da Sie bei uns “mittendrin statt nur dabei“ sind, sollten Sie sich so leicht nicht aus der Ruhe bringen lassen, eine gesunde Portion Humor mitbringen und offen sein für Neues und Unvorhergesehenes.

Das Können Wir Ihnen Bieten
  • Abwechslungsreiches und herausforderndes Tätigkeitsfeld und eine enge, vertrauensvolle und auf Loyalität basierende Zusammenarbeit in einem familiären Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen
  • Einen topmodernen und zukunftssicheren Arbeitsplatz in unserem neuen Gebäude mit eigener Kantine auf dem dynamischen BaseLink Areal in Allschwil
  • Sehr sinngebendes Umfeld im Non-Profit-Bereich, in welchem Sie die internationale Entwicklungszusammenarbeit, insbesondere auf dem afrikanischen Kontinent und in Südostasien, aktiv unterstützen
  • Attraktive Anstellungsbedingungen, vielseitige Weiterbildungsmöglichkeiten und Mentoring
Am Swiss TPH werden Sie Teil einer intrinsisch motivierten, multidisziplinären und multikulturellen Organisation, die sich der Schaffung einer gesünderen Welt für alle verschrieben hat. Werden Sie Teil unserer Mission. Gemeinsam können wir etwas verändern.

Das Swiss TPH ist ein Arbeitgeber, der für Chancengleichheit steht und sich der Exzellenz durch Vielfalt verschrieben hat.

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  • Zertifikate und Arbeitszeugnisse
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Bitte beachten Sie, dass wir ausschliesslich Direktbewerbungen über unsere Onlineplattform berücksichtigen können: https://recruitingapp-2698.umantis.com/Jobs/All .

Bewerbungen via Post oder E-Mail werden somit nicht berücksichtigt. Auch können wir aus wirtschaftlichen Gründen keine Bewerbungen durch Agenturen oder Headhunter annehmen.

Rahmenbedingungen

Vertragsbeginn: per 1. Februar 2023 oder nach Vereinbarung

Arbeitsort: Allschwil BL

Vertragsdauer: unbefristeter Vertrag

Arbeitspensum: 80-100%

Reisetätigkeit: keine

Kontakt

Bei Fragen können Sie Frau Sonja Bühler, Recruiting Partner kontaktieren unter 061 284 87 78.

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Data limite: 05-05-2024

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