Job type: Temps partiel

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Description de l’entreprise


Acteur genevois du mieux-vivre ensemble, l’Hospice général œuvre afin que chacun ait sa place dans la communauté et puisse y apporter sa contribution.

Notre mission consiste à favoriser la réinsertion des personnes à l’aide sociale, à intégrer les migrants et à lutter contre l’isolement. Nous accompagnons aujourd’hui plus de 30’000 personnes.

Nos collaborateurs exercent des métiers exigeants dans un environnement en constante évolution. Nous prêtons une attention particulière à leur offrir des conditions de travail stimulantes incitant à l’échange et à l’innovation !


Description du poste


Mission

Dans le cadre d’une équipe polyvalente et transversale, vous assurez de manière proactive le bon fonctionnement du secrétariat des chefs des services de l’AMIG et vous êtes la personne de référence pour les aspects administratifs liés aux collaborateurs des unités terrain. En partenariat avec votre hiérarchie, vous coordonnez les séances et projets en lien avec la thématique des services concernés et en assurez le suivi administratif.

Principales activités

  • Assurer la permanence téléphonique des services qui vous sont rattachés, informer et orienter de manière pertinente les demandes ;
  • Gérer de manière autonome les courriels, le courrier, les téléphones et le calendrier des chefs de service (gestion Outlook, organisation/planification des rendez-vous, priorisation des message reçus : lecture, classement, le cas échéant traitement selon les consignes spécifiques transmise par le chef de service) ;
  • Gérer l’environnement informatique des services (gestion valise informatique, scannage et classement documents) ;
  • Organiser et planifier les activités opérationnelles des services (coordinations, séances thématiques, groupes de travail, etc.) ;
  • Assurer le suivi des échanges et des réunions avec les partenaires internes et externes ;
  • Répondre aux sollicitations internes et externes (partenaires, collaborateurs, etc.) en lien avec les activités des services ;
  • Concevoir et assurer la communication proactive des services (présentations, site intranet et autres canaux) ;
  • En cas de besoin, prendre le compte-rendu d’une réunion, le finaliser et le diffuser aux personnes concernées ;
  • Gérer le processus de facturation ;
  • Gérer les aspects administratifs des unités des services qui vous sont rattachées (gestion des décisions assignées en GED - lecture, correction, suivi, impression, envoi) ;
  • Gérer administrativement le profil des collaborateurs en étroite coordination avec les gestionnaires RH (demande de modification – DM ; demande d’autorisation d’engagement - DAE ; demande de modification de login, droit d’accès au SSI);
  • Rédiger et gérer les avertissements et les sanctions délivrées par le service sécurité humaine et incendie;
  • Assurer au besoin, une présence dans les unités terrain qui vous sont rattachées ;
  • Assurer toute autre tâche déléguée par les chefs de service;
  • Travailler de manière transversale;
  • Gérer le suivi Intranet et les news.

Qualifications
  • Niveau maturité avec une formation commerciale complémentaire ;
  • Expérience de 2 ans au minimum dans un secrétariat;
  • Bonne connaissance du fonctionnement de l’administration publique cantonale genevoise, un atout ;
  • Aptitude avérée à rédiger de manière autonome des courriels, lettres, etc. ;
  • Vous avez un réel sens du service public, vous avez de l’entregent et faites preuve de discrétion ;
  • Vous partagez la mission et les valeurs de l’Hospice général ;
  • Vous avez une excellente maîtrise de la langue française (orthographe et grammaire irréprochables) ;
  • Vous démontrez une utilisation performante des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Internet/Intranet ;
  • Vous faites preuve d’une proactivité certaine ;
  • Vous avez le sens de l’organisation et de la planification.

Informations supplémentaires


Taux d’activité : 60%

Type de contrat : CDI

Ce poste pérenne à un taux de 60% est associé à une mission en contrat à durée maximale (CDM) de 30 mois à un taux de 40%.

Lieu de travail: Cours de Rive et unités terrain

Date de début de la prise de fonction : dès que possible

Délai de postulation : 06.11.2022

Merci de transmettre votre dossier complet (CV, diplôme du plus haut niveau de formation atteint, certificats de travail)

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Deadline: 06-04-2024

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