Secrétaire d’unité décentralisée

☞ Etat de Vaud

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Update day: 26-03-2024

Location: Coppet Vaud VD

Category: Administrative / Clerical / Assistant

Industry: Staffing Recruiting Human Resources Government Administration

Position: Entry level

Job type: Full-time

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Job content

Direction générale de l’enseignement obligatoire

La DGEO assure la gestion de l’école obligatoire du Canton de Vaud. Elle exerce ses responsabilités dans les domaines de la pédagogie, des ressources humaines, de l’organisation du système scolaire, de son administration et de ses finances. Elle met en œuvre le plan d’études et adopte par ailleurs le règlement interne des établissements.

www.vd.ch/dgeo

Description

En qualité de Secrétaire d’unité décentralisée, vous participez à la gestion administrative du secrétariat en participant et en coordonnant l’ensemble des opérations et processus impliquant l’administration scolaire, en collaboration avec l’autre secrétaire.

Vous organisez et effectuez les tâches inhérentes au suivi des élèves sur le plan administratif, en collaboration avec la ou le doyen-ne concerné-e.

Vous participez au bon fonctionnement de l’école, en particulier lors de situations et d’événements particuliers ou exceptionnels (cellule de crise, journées ou semaines spéciales, conférences diverses, promotions de fin d’année, etc.).

De plus, vous assurez le rôle d’interface entre tous les usagers et partenaires (enseignants, élèves, parents, etc.) s’adressant au secrétariat et vous prenez note de leurs demandes afin de les analyser, les traiter ou les transmettre à qui de droit, en utilisant les outils mis à disposition.

En outre, vous gérez le suivi de l’ensemble des factures à payer et quittances à rembourser, en tenant la comptabilité de l’établissement scolaire, en collaboration avec la Direction (bouclements annuels, demandes de financement, décomptes des dépenses, processus financier lors d’événements scolaires tels que camps, sorties, formations, etc.) et en inventoriant les besoins et en collectant les demandes de budget à proposer à la Direction pour l’année civile suivante.

Lors de son absence ou en cas de surcharge, vous aidez ou prenez également le relais de la collègue en charge de la gestion administrative des ressources humaines.

Profil souhaité
  • CFC d’employé-e de commerce ou titre jugé équivalent.
  • Diplôme en comptabilité ou titre jugé équivalent, souhaité.
  • Pratique professionnelle de 3 ans, depuis l’obtention du CFC, dans le domaine de l’administration et 3 ans dans le domaine des finances et de la comptabilité.
  • Maîtrise des outils informatiques courants (Word, Excel, etc.), exigé.
  • Sens des responsabilités et éthique du service public
  • Capacité d’adaptation et flexibilité
  • Ecoute et communication
  • Organisation et gestion de son temps
  • Esprit d’entraide et de collaboration
  • Capacités rédactionnelles
Informations supplémentaires

L’horaire est annualisé et les vacances sont à prendre pendant les congés ainsi que les vacances scolaires. Une souplesse dans les horaires est demandée afin de répondre aux besoins de l’établissement scolaire.

Le poste est constitué de deux contrats distincts en CDI, l’un cantonal à 50% par la Direction de l’enseignement obligatoire et de la pédagogie spécialisée (DGEO) et l’autre communal à 30% par l’Association scolaire de Terre Sainte (ASCOT), chacun avec leurs conditions d’engagements respectives. De plus amples renseignements vous serons communiqués lors des entretiens de recrutements.

Pour tous renseignements complémentaires, Monsieur Pierre-Etienne Gschwind, Directeur, se tient volontiers à votre disposition au 022/557.58.00.
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Deadline: 10-05-2024

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