Verwaltungsassistent/in Geschäftsstelle Dekanat der Rechtswissenschaftlichen Fakultät

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Update day: 20-03-2024

Location: Zürich Zürich ZH

Category: Officer Executive management Legal / Contracts

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Rechtswissenschaftliche Fakultät / Dekanat Verwaltungsassistent/in Geschäftsstelle Dekanat der Rechtswissenschaftlichen Fakultät
100 %Die Rechtswissenschaftliche Fakultät ist mit rund 3600 Studierenden und 58 Lehrstühlen die grösste rechtswissenschaftliche Fakultät der Schweiz. Das Dekanat bildet mit den Prodekanaten und dem RWI die Verwaltung der Fakultät. Der Bereich Administration des Dekanats ist insbesondere für das Tagesgeschäft der Fakultätsleitung, die fakultäre Gremienverwaltung und die Organisation diverser fakultärer Veranstaltungen zuständig.

Ihre Aufgaben

Ein Kernelement Ihrer Arbeit ist die administrative Verarbeitung des fakultären Tagesgeschäfts. In diesem Zusammenhang erstellen Sie Korrespondenz nach Vorlage, sind für die ordnungsgemässe Ablage verantwortlich, behalten Abgabefristen im Auge und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor. Des Weiteren sind Sie für die Vor- und Nachbearbeitung der fakultären Geschäftsleitungssitzungen (Fakultätsvorstand und Fakultätsversammlung) verantwortlich. Diese Aufgabe umfasst z.B. das Zusammentragen der Traktanden, die Dokumentation der Beschlussdokumente u.ä. In Vertretung der Leiterin Bereich Administration erstellen Sie zudem vereinzelt Sitzungsprotokolle. Ein weiterer Hauptaufgabenbereich liegt in der Unterstützung und Entlastung der Leiterin Bereich Administration und des Geschäftsleiters in allen administrativen Aspekten des Alltagsgeschäfts. Sie sind Power-Userin des elektronischen Geschäftsablagesystems "Axioma" und pflegen zudem den externen und internen Webauftritt der Fakultät. Ebenfalls sind Sie für die Organisation diverser Veranstaltungen wie z.B. Diplomfeiern, diverse Sitzungen etc. mitverantwortlich.

Ihr Profil

Für diese anspruchsvolle Assistenzfunktion im Backoffice unserer Fakultät suchen wir eine verantwortungsbewusste, diskrete und belastbare Persönlichkeit sowie Teamplayer/in mit freundlichem, zuvorkommendem Auftreten und gepflegter Erscheinung. Sie stellen Ihr kaufmännisches Wissen gerne täglich unter Beweis und erledigen Ihre Aufgaben effizient und gewissenhaft. Ihr korrektes und stilsicheres Deutsch nutzen Sie für die Erstellung eigener Dokumente und bei der redaktionellen Bearbeitung von Vorlagen. Sie tragen mit Engagement dazu bei, dass die fakultären Geschäfte termingerecht, reibungslos und zur Entlastung der Leitung und aller Fakultätsmitglieder abgewickelt werden können.
Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Funktion werden vorausgesetzt.
Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift sind unabdingbar. Englisch- und Französischkenntnisse sind von Vorteil.
Einen professionellen Umgang mit dem gesamten MS Office setzen wir voraus. Ebenso die Bereitschaft, neue Programme ("Axioma", Webcontent-Managementsoftware u.ä.) vertieft zu erlernen.

Wir bieten Ihnen

Wir bieten eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem nicht alltäglichen, interessanten und gesellschaftlich relevanten Umfeld. Diversität und Inklusion sind uns ein wichtiges Anliegen.
In dieser Position erhalten Sie Einblick in spannende fakultäre Belange und Geschäfte. Sie arbeiten in einem dynamischen und aufgestellten Team. Es erwartet Sie ein attraktiver und zentraler Arbeitsplatz im Herzen von Zürich. Sie geniessen diverse universitäre Vergünstigungen (ASVZ, Lunch-checks etc.) und profitieren von einem umfassenden Weiterbildungsangebot. Die Anstellung und das Salär richten sich nach den Vorgaben des Kantons Zürich.

Arbeitsort

Rämistrasse 74/2, 8001 Zürich

Stellenantritt

Der Stellenantritt erfolgt per 1. Februar 2022 oder nach Vereinbarung.
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis am 26. November 2021 ein.
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Deadline: 04-05-2024

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