Administrative Assistant

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Mindestanforderungen

• 2-5 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Position
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit
• Proaktive und positive Arbeitseinstellung und die Fähigkeit, sich schnell an ein sich ständig veränderndes Umfeld anzupassen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und verhandlungssicheres Deutsch- und Englisch in Wort und Schrift
• Sehr gute Microsoft Office Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)

Bevorzugte Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung
• Arbeitserfahrung in einem Start-up-Umfeld
• Selbstständiges und präzises Arbeiten ohne Beaufsichtigung
• Initiative ergreifende Persönlichkeit & Fähigkeit die Arbeit selbständig zu strukturieren

Über die Position

Als Administrative Assistant sind Sie direkt dem Head of Operations unterstellt und arbeiten in engem Austausch mit dem internationalen Backoffice-Team. Sie sind verantwortlich für eine effiziente und reibungslose Dokumentenbearbeitung, prüfen und verwalten diverse Verträge, koordinieren Termine und Geschäftsreisen von Anfang bis Ende und verfassen gelegentlich Sitzungsprotokolle.

Als erste Ansprechperson für unseren Standort in Zug organisieren Sie sämtliche Aspekte rund um die Büroräumlichkeiten selbständig und erledigen eine Vielzahl von administrativen Aufgaben. Sie nutzen ihre organisatorischen Fähigkeiten, um komplexe Abklärungen durchzuführen und interne Prozesse einzuführen sowie zu optimieren. Zudem übernehmen Sie verschiedene Assistenzaufgaben für die Geschäftsleitung und unterstützen bei gruppenweiten Rekrutierungsaktivitäten.

Ausserdem stellen Sie sicher, dass alle Rechnungen rechtzeitig und strukturiert zur Zahlung vorbereitet werden. Sie erledigen selbstständig den Abgleich von Bankkonten- und Kreditkartenabrechnungen und erstellen monatlich die Buchhaltungsunterlagen für unseren Treuhänder.

Die Cryptix AG ist die zentrale Venture-Building-Plattform und das Dach eines europäischen Clusters von Unternehmen. Das Unternehmen gründet, fördert und unterhält Tochtergesellschaften und Beteiligungen, die unter der Vision arbeiten, den "People’s Financial Marketplace" zu kreieren. Die Gruppe besteht aus Unternehmen in der Schweiz, Liechtenstein, Österreich und Slowenien. Die Cryptix Labs GmbH, das hauseigene Forschungs- und Entwicklungszentrum, bietet technologische Erkenntnisse mit dem Schwerpunkt Blockchain und DLT.

Zuständigkeiten

• Umfassende Unterstützung der Geschäftsführung, um die administrative Arbeitslast zu minimieren
• Erledigung der täglichen administrativen/operativen Aufgaben und Erstellung detaillierter Berichte und Korrespondenz an die Geschäftsleitung
• Kontrolle der Buchhaltung und Vorbereitung der Buchhaltunsunterlagen für den Treuhänder
• Überprüfung der Richtigkeit von Eingangsrechnungen und Korrektur allfälliger Unstimmigkeiten
• Selbständige Koordination und Management des Standortes in Zug
• Ablage von physischen und elektronischen Dokumenten
• Mithilfe bei HR-Aufgaben und Unterstützung bei Rekrutierungsaktivitäten
• Ansprechperson für sämtliche personalbezogenen Themen
• Unterstützung bei der gruppenweiten Einführung von neuen Prozessen und Optimierung von internen Abläufen
• Unterstützung bei abteilungsübergreifenden Ad-hoc-Aufgaben (z.B. Erstellung von Präsentationsunterlagen, Ansprechperson für alle Büroangelegenheiten, Erledigung von privaten Angelegenheiten, etc.)

Sind Sie bereit für die Herausforderung? Senden Sie uns bitte Ihren Lebenslauf, Ihr Motivationsschreiben und alles andere, was uns Ihrer Meinung nach beeindrucken könnte. Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören.

Tanja Schär

hr@cryptix.ag