Assistant de gestion (H/F)

Job content

Nous recherchons pour notre client un(e) assistant(e) de gestion à 100%, disponible rapidement pour un poste à Genève en fixe.

Vos activités principales :

Accueil et gestion quotidienne

• Accueil physique et téléphonique et traitement du courrier/courriel
• Mise à jour des documents et information dans le logiciel interne
• Planification et compte-rendu des réunions mensuelles et archivages

Administratif, commercial, juridique

• Gestion des demandes de certificats de capacité et mise à jour des références commerciales
• Traitement des dossiers de candidatures et d’appel d’offres
• Assistance à la rédaction de revues de contrat
• Création et suivi de projets jusqu’à leur clôture
• Contrôle des heures travaillées par les salariés et les intérimaires, rapprochement avec les prestations
• Gestion des sous-traitants
• Suivi des sinistres et litiges
• Création et suivi des réclamations partenaires
• Gestion complète de la facturation
• Établissement des commandes et factures internes
• Gestion des demandes de corrections comptables au besoin
• Vérification des lettrages clients effectués par la comptabilité clients
• Contrôle des rapprochements entre les factures fournisseurs et les commandes
• Gestion proactive des blocages fournisseurs et résolution des litiges associés
• Participation à la mise à jour et au suivi des budgets (frais généraux, travaux et régie) et des projections de résultat
• Contribution à l’élaboration des objectifs avec le manager et l’équipe

Administratif, ressources humaines

• Contrôle de la formalisation de toute demande d’embauche, gestion des formalités administratives préalables
• Participation aux entretiens de recrutement ; suivi qualitatif et traitement des réponses
• Rédaction de lettres d’engagement et/ou de contrats de travail
• Rédaction des documents administratifs normalisés pour les contrats aidés et suivi des versements des subventions
• Collecte, vérification, mise à jour et renseignement des données personnelles dans l’annuaire et le logiciel de paie

Dossier du personnel

• Vérification régulière de la mise à jour de l’organigramme
• Contrôle des personnes actives dans l’annuaire et mise à jour
• Ouverture et suivi du plan d’intégration du nouvel employé élaboré par le tuteur et le responsable
• Suivi des entretiens d’auto-évaluation
• Gestion et vérification des contrats intérimaires
• Suivi et élaboration des avenants au contrat de travail, gestion des formalités de départ
• Suivi et réponse aux demandes des employés concernant leur contrat
• Complétion et contrôle des conventions de stage, ainsi que demande des gratifications
• Surveillance des dates d’expiration des habilitations de l’équipe
• Pilotage du plan de formation validé par le manager
• Application des procédures liées aux différents prêts
• Planification et suivi des visites médicales obligatoires
• Contribution à la mise en place et au renouvellement des accords d’entreprise
• Contrôle et comptabilisation des notes de frais, en respectant les règles fiscales et sociales
• Participation à l’organisation des élections
• Alimentation du tableau d’affichage avec des informations obligatoires

Paie

• Contrôle des éléments de paie liés aux mouvements du personnel (selon type de contrat)
• Vérification des avances sur paie, des avis à tiers détenteurs, des prêts et des saisies arrêts
• Préparation des données pour les soldes de tout compte lors des départs
• Gestion administrative des incidents de paie, y compris congés payés, maladie, accidents de travail, paternité, etc.
• Synthèse mensuelle de contrôle de la paie et gestion des anomalies éventuelles
• Communication efficace en interne et en externe y relative

Communication interne et externe

• Participation à la mise à jour du logiciel interne
• Représentation de l’entreprise et maintien de bonnes relations internes et externes
• Contribution à la réflexion sur l’évolution des actions de communication externe
• Transmission d’informations pour valoriser les actions de l’entreprise
• Participation active aux réunions et initiation des ordres du jour.
• Utilisation des outils de communication tels que forums, GH News, plateforme Vos Tutos, webinaires, messagerie électronique, et application SVP Expertise

Votre profil :

• Expérience 5 ans minimum obligatoire
• Connaissance technique du bâtiment
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Capacité à gérer des situations de stress
• Sens de l’accueil, aisance relationnelle et excellente communication
• Autonomie, sens des priorités et de l’organisation

Humilité, empathie, résistance et vivacité sont des qualités majeures pour ce poste.

Nous attendons votre candidature avec impatience !

NB : Seuls les dossiers correspondants au profil sont contactés, sans réponse de notre part sous 15 jours, veuillez considérer que votre candidature n’a pas été retenue. Nous ne donnons aucune information par téléphone.

Type d’emploi : 100%, Temps de travail : 80-100%, CDI

Programmation :

• Du Lundi au Vendredi
• Période de travail de 8 Heures
• Travail en journée

Question(s) de présélection:

• Avez-vous des connaissances techniques du domaine du bâtiment?

Expérience:

• Assistance technique: 5 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel