Coordinateur Conférences et Evénements (H/F)

Dans un cadre idéal – au cœur du centre-ville de Lausanne, à deux pas de la gare et face au lac Léman – nos salons privés et salles de conférences sont parfaits pour tous types d’événements professionnels.

Alliant l’héritage d’un Palace inauguré en 1915, ayant accueilli de nombreuses rencontres officielles au sommet, et le prestige d’un hôtel qui se montre toujours à la pointe des tendances, le Lausanne Palace inspire les hommes et femmes d’affaires lors de leurs séminaires, workshops ou réunions.

Composé de huit salles modulables, notre centre de conférence peut s’équiper des dernières technologies. Conforme et même souvent supérieur au service attendu dans un hôtel 5-étoiles, l’accompagnement par nos collaborateurs spécialisés et hautement qualifiés garantit le succès des manifestations haut de gamme.

Mission du poste :Suivre et contrôler opérationneliement les manifestations organisées par les clients externes depuis la demande jusqu’à la réalisation finale de l’évènement.
En charge de la vente des événements au sein de l’hôtel et à l’extérieur (service traiteur).
Coordonner les réservations de groupes de plus de 10 chambres (en collaboration avec l’équipe des Ventes Groupes).

Date de début: janvier 2023

Type de contrat: CDI à 100%

Lieu de travail: Lausanne Palace*****

Princales responsabilités:

• Prise de rendez-vous et contact avec les clients (manifestation hôtel) afin d’effectuer les visites
• Etablir et envoyer les offres et les contrats
• Etablir les OS dans Opéra et les transmettre aux départements concernés
• Coordonner l’évènement jusqu’au jour J en collaboration avec les services internes et externes
• Etre présent le jour de l’événement afin de superviser le bon déroulement de la manifestation
• Créer tous les supports relatifs à l’évènement (menus, affiches,...)
• Vérifier la facturation après l’évènement la saisir dans Opéra et l’envoyer
• Effectuer un suivi de la satisfaction et fidéliser la clientèle
• Coordonner avec l’équipe des Ventes Groupes l’arrivée des groupes de plus de 10 chambres
• Etablir les Rooming List

Cette liste n’est pas exhaustive et le Coordinateur Conférences et Evénements peut être amené à effectuer des tâches secondaires en cas de nécessitié.

Formation minimale:Diplôme d’Ecole Hôtelière ou équivalent

Expérience Professionnelle: Minimum 1 an dans le même domaine

Connaissances particulières: Logiciels bureautiques. Opéra, Microsoft Office, ISO, Langues

(Français, Anglais)

Conscience professionnelle: Flexible, Excellente présentation, Compétences personnelles, Rigueur, Avenant, Disponible, Précis, Organisé, Polyvalent, Savoir gérer plusieurs choses en même temps mais cibler les priorités, Etre proactif et orienté « service clientèle »

Compétences relationnelles:Favoriser l’esprrt d’équipe tout en sachant travailler de

manière autonome. Garder son calme et une constance dans la qualité de son

travail même et surtout face au stress. Savoir être ouverte, à l’écoute du client

Un bijou au centre-ville

Situé au centre de Lausanne – une des villes les plus inspirantes de Suisse – le Lausanne Palace concentre l’essence de la cité en ses murs, tout en veillant sur la capitale olympique d’un air mystérieux et attirant. Échappée du fourmillant quartier du Flon, une clientèle jeune et trendy vient se ressourcer dans les bars, restaurants et l’espace bien-être du « LP ».

Le dynamisme culturel et économique de Lausanne emplit l’hôtel 5-étoiles d’une vibration stimulante. Par des attentions et une atmosphère exclusive, le Lausanne Palace révèle l’assurance et l’audace de ses hôtes. En montant dans les étages, pour rejoindre les chambres, le rythme cardiaque se calme, se calquant sur le panorama apaisant du lac Léman et des montagnes des Alpes.