Reservations & PBX Manager

As Reservation & PBX Manager, you will be responsible for the following duties:

• Building up and Leading the Reservations & PABX team

• Handling all reservation requests as well as the group requests with our hotel software

• Collecting autonomously information about Turn Over, room occupancy and price structure

• Processing of VIP and regular guest bookings while considering special wishes and preferences

• Preparing offers for group and individual bookings complying with the expiry and cancellation deadlines

• Reviewing daily the PMS reservations and the creation of packages

• Checking, processing and filing of incoming reservation correspondence

• Managing and dispatching vouchers

• Communicating and cooperating efficiently with the Front Office, Sales & Marketing and Accounting Department

• Training and coaching of all team members

• Supporting the team members in all matters

As Reservation & PBX Manager, we expect from you:

• A completed apprenticeship as a hotel specialist, hotel clerk or travel agent

• At least 2 years of experience in the reservations department in a similar position

• In-depth computer skills, ideally HMS, Infor and Banqueting Delphi

• A friendly, courteous, confident appearance on the phone and in direct contact with the guests

• A strong sales- and turnover-oriented working style as well as negotiation skills

• Organization skills, excellent manners and a well-groomed appearance

• Strong communication skills, both written and oral

• Excellent German and English skills, other foreign languages are an advantage

We offer our Reservation & PBX Manager world class benefits, including but not limited to:

• Discounts on hotel stays and dining across the group

• Colleague recognition and reward programmes

• An exciting range of learning and development programmes

• Opportunities for promotion and transfers worldwide

• Colleague Social events and Wellness programmes

Do you want to be part of the Mandarin Oriental Palace, Luzern?

We look forward to receiving your application!

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Als Reservation & PBX Manager:in werden Sie verantwortlich für folgende Aufgabensein:

• Aufbau und Leitung der Reservierung & PBX Abteilung

• Fachgerechte Annahmen und Bearbeitung von Reservierungsanfragen sowie die Bearbeitung von Gruppenanfragen mit unserer Hotelsoftware

• Selbständiges Einholen von Informationen über Zimmerbelegungssituation und Preisstruktur

• VIP- und Stammgastbuchungen mit deren besonderen Wünsche und Präferenzen

• Erstellung von Angeboten für Gruppen- und Individualbuchungen und die Kontrolle unter Einhaltung der Verfalls- und Stornofristen

• Tägliche Überprüfung der Reservierungen und das Anlegen von Packages

• Kontrolle, Bearbeitung und Ablage der eingehenden Reservierungskorrespondenz

• Verwaltung und der Versand von Gutscheinen

• Effiziente Kommunikation und Kooperation mit den Abteilungen Front Office, Sales & Marketing und Buchhaltung

• Einarbeiten, Trainieren und Coachen von allen Teammitgliedern

• Unterstützung der Teammitgliedern in jeglichen Belangen

Als Reservation & PBX Manager:in erwarten wir von Ihnen:

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachmann/-frau, Hotelkaufmann/-frau oder Reiseverkehrskaufmann/-frau

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Reservierungsabteilung in einer ähnlichen Position

• Fundierte EDV-Kenntnisse, idealerweise HMS, Infor, Banqueting Delphi

• Freundliches, zuvorkommendes, sicheres Auftreten am Telefon und im Direktkontakt mit den Gästen

• Ausgeprägter verkaufs- und umsatzorientierter Arbeitsstil sowie Verhandlungsgeschick

• Organisationstalent, exzellente Umgangsformen und ein gepflegtes Äusseres

• Kommunikationsstärke, sowohl schriftlich als auch mündlich

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachen von Vorteil

Wir schenken unserem/ unserer Reservation & PBX Manager:in weltklasseVorteile, einschliesslich, aber nicht beschränkt auf:

• Rabatte auf Hotelaufenthalte und F&B in der gesamten Gruppe

• Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen

• Spannendes Angebot an Schulung- und Entwicklungsprogrammen

• Weltweite Aufstiegs- und Versetzungsmöglichkeiten

• Veranstaltungen und Wellness-Programme für Kollegen

Wollen Sie Teil des Mandarin Oriental Palace, Luzern sein?

Dann freuen wir uns sehr über Ihre Bewerbung!