Responsable Départemental-e des Desks et Secrétariats Médicaux

Contenido de trabajo

Se connecter Créer un compte Liste des offres d’emplois

• Cahier des charges (PDF , 164.13kb)

Contexte

Le Centre hospitalier universitaire vaudois (CHUV) est l’un des 5 hôpitaux universitaires suisses. Grâce à sa collaboration avec la Faculté de biologie et médecine de l’Université de Lausanne et l’EPFL, le CHUV joue un rôle de pointe dans les domaines des soins médicaux, de la recherche médicale et de la formation.

Nous recherchons un-e responsable départemental-e des desks et secrétariats médicaux àun taux d’activité entre 80% et 100%.La date d’entrée en fonction est prévue au 1er mai 2023.

Mission

Dans le cadre de cette mission, vous serez amené-e à :

• Assurer le rôle de responsable administratif-ve pour la plateforme départementale CCO/UTI
• Garantir une structure d’organisation administrative efficace et une planification cohérente des effectifs administratifs sur la plateforme
• Participer à la gouvernance multidisciplinaire de la plateforme et à ce titre organiser et animer son comité opérationnel
• Représenter les métiers administratifs pour tout projet mené sur la plateforme
• Veiller à revoir / optimiser régulièrement les processus au sein de la plateforme, dans un souci d’efficience et de service aux patients
• Garantir une structure d’organisation administrative efficace et une planification cohérente des effectifs administratifs sur la plateforme
• Participer à la gouvernance multidisciplinaire de la plateforme et à ce titre organiser et animer son comité opérationnel
• Représenter les métiers administratifs pour tout projet mené sur la plateforme
• Veiller à revoir / optimiser régulièrement les processus au sein de la plateforme, dans un souci d’efficience et de service aux patients
• Conduire l’équipe d’encadrement administratif de la plateforme départementale CCO/UTI
• Recruter, intégrer et encadrer les membres de son équipe (chefs-fes d’unité desks et secrétariats, secrétaire d’unité)
• Soutenir les chefs-fes d’unité de desks et secrétariats dans leur rôle de cadre de proximité
• Epauler les chefs-fes d’unité de desks et secrétariats dans les processus de recrutement au sein des équipes
• Recruter, intégrer et encadrer les membres de son équipe (chefs-fes d’unité desks et secrétariats, secrétaire d’unité)
• Soutenir les chefs-fes d’unité de desks et secrétariats dans leur rôle de cadre de proximité
• Epauler les chefs-fes d’unité de desks et secrétariats dans les processus de recrutement au sein des équipes
• Etre le/la coordinateur-trice départemental-e pour les métiers administratifs en soutien à l’activité clinique (desks, secrétariats médicaux, assistants-tes de médecins) et à ce titre participer activement au réseau des coordinateurs départementaux du CHUV
• Assurer une cohérence métier départementale et être garant-e d’une utilisation efficace et harmonisée des outils administratifs institutionnels
• Participer à tout projet institutionnel en lien avec les desks et les secrétariats
• Prendre part à l’établissement et/ou donner des formations administratives institutionnelles
• Assurer une cohérence métier départementale et être garant-e d’une utilisation efficace et harmonisée des outils administratifs institutionnels
• Participer à tout projet institutionnel en lien avec les desks et les secrétariats
• Prendre part à l’établissement et/ou donner des formations administratives institutionnelles
• Conduire des projets de développement ou d’amélioration continue pour les métiers administratifs
• Identifier les besoins des secteurs administratifs, définir des objectifs et indicateurs d’aide à la décision
• Conduire, coordonner ou participer aux divers projets administratifs départementaux en collaboration avec les différents partenaires
• Soumettre des propositions innovantes concernant le développement des compétences des collaborateurs.
• Identifier les besoins des secteurs administratifs, définir des objectifs et indicateurs d’aide à la décision
• Conduire, coordonner ou participer aux divers projets administratifs départementaux en collaboration avec les différents partenaires
• Soumettre des propositions innovantes concernant le développement des compétences des collaborateurs.
Profil

• Vous êtes au bénéfice d’une formation en gestion (HEG/HES/UNI) ou d’un titre jugé équivalent
• Vous justifiez d’une expérience confirmée dans la conduite d’équipes ainsi qu’en gestion de projet
• Une expérience dans le domaine médical représente un réel atout
• Vous démontrez une excellente maîtrise de la langue française, la maîtrise de l’anglais (oral et écrit) est un atout
• Proactif-ve et doté-e d’un excellent sens de l’initiative, vous êtes capable de vous organiser afin de bien gérer votre temps et vos priorités
• Vos aptitudes interpersonnelles, votre gestion du stress ainsi que votre sens de la diplomatie et votre entregent vous permettent de faire face aux imprévus avec tact et bienveillance de manière professionnelle et efficiente
• Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques usuels (Microsoft Office).
Nous offrons

Devenir une collaboratrice ou un collaborateur du Centre hospitalier universitaire vaudois, c’est l’assurance de bénéficier :

• De prestations sociales de premier ordre, d’un congé paternité de 20 jours et d’un congé maternité de 4 mois (avec possibilité d’un mois supplémentaire de congé d’allaitement)
• D’une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités
• D’un 13ème salaire et de 25 jours de vacances par année
• D’un droit à trois jours de formation minimum par année, avec l’accès à une offre variée au sein du Centre des Formations du CHUV et des centres de formation partenaires de l’Etat de Vaud
• D’un accès facilité à l’un des 500 logements meublés proposés dans les quartiers environnants pour les personnes qui s’installent en Suisse depuis l’étranger
• D’avantages sociaux, culturels et économiques offerts aux membres de l’association H-Oxygène
• D’avantages proposés dans le cadre du plan de mobilité (rabais sur les abonnements des transports publics, promotion des véhicules «Mobility» et rabais sur l’achat de vélos électriques)
• De restaurants d’entreprise de qualité hôtelière, dans chacun des bâtiments hospitaliers avec des tarifs préférentiels.
Contact et envoi de candidature

Contact pour informations sur la fonction : Mme Kristel Edenhofer - Responsable départementale des desks et secrétariats médicaux - 021 314 46 74

Dans la mesure où toutes nos candidatures sont traitées de manière électronique, nous vous remercions de postuler exclusivement par internet, en cliquant sur le bouton POSTULER en bas de l’annonce. Si pour des raisons techniques vous ne pouvez pas postuler en ligne, nous vous invitons à contacter notre unité Recrutement, qui vous accompagnera dans votre démarche au 021 / 314-85-70 de 08h30 à 12h00 et de 14h00 à 16h30.

Le CHUV applique les exigences de qualité les plus élevées dans le cadre de ses processus de recrutement. En outre, soucieux de promouvoir la diversité de nos collaboratrices et collaborateurs, nous sommes attentifs aux différents parcours de vie et mettons tout en œuvre pour garantir l’égalité de traitement et éviter toute discrimination. Nous nous réjouissons de recevoir votre candidature.

Nous remercions par avance les agences de placement de prendre bonne note que les candidatures insérées par leurs soins directement sur notre plateforme de recrutement ne sont pas acceptées et ne peuvent donner lieu à une facturation. Merci de votre compréhension.