Events Coordinator (H/F)

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Update day: 26-03-2024

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Category: Export / Import

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Afin de compléter nos équipes, nous recherchons un/une :

Events Coordinator (H/F).


L’Events Coordinator doit organiser et coordonner l’ensemble d’un projet évènementiel jusqu’au suivi qualité en collaboration avec l’Events Manager. Il/elle doit avoir la capacité de coordonner les prestataires extérieurs utiles à la réalisation de l’évènement, tout en veillant à la transmission des informations en interne.

  • Sous la direction de l’Events Manager, apporter le support nécessaire à l’atteinte des objectifs
  • Etre capable de conseiller le client et de bien vendre les produits pour augmenter les ventes
  • Gérer et superviser tous les évènements, de la demande initiale du client jusqu’à la facturation et assurer une présence lors de l’évènement pour accueillir le client et pour en garantir son bon déroulement
  • Gérer toutes les demandes d’évènements pour les groupes (vérification de disponibilités, offre écrite, saisie de la réservation) et établir des propositions commerciales
  • Faire le suivi hebdomadaire et la mise à jour de tous les dossiers avec l’Events Manager
  • Coordonner avec le département des banquets tous les aspects de l’événement qui concerne le F&B
  • Coordonner les « réunions événements » hebdomadaires et transmettre les informations aux départements respectifs
  • Remplir les fiches de fonction en accord avec les demandes/besoins des clients
  • Suivi avec le client après l’événement pour obtenir un feedback
  • Préparer les rapports hebdomadaires, les rapports d’activité mensuels et les prévisions
  • Suivi hebdomadaire de tous les dossiers qui sont en cours
  • Assurer une communication efficace dans le département et entre les différents départements
  • Développer et maintenir un système efficace de l’administration du département
  • Maintenir un excellent contact avec ses collègues de travail
  • Avoir une attitude professionnelle et faire preuve de confidentialité
  • Avoir une parfaite connaissance des produits vendus
  • Effectuer tout feedback utile permettant de mettre à jour et mieux répondre aux attentes des clients
  • Supporter des projets professionnels fixés par l’Events Manager

  • École de communication évènementielle, École de commerce, École hôtelière
  • Poste similaire confirmé
  • Qualités commerciales et organisationnelles
  • Capacité d’autonomie et aussi de travail en organisation transversale
  • Excellent professionnel doté de connaissances approfondies de l’accueil, du service et de la vente
  • Excellente présentation
  • Bonne gestion du stress et proactivité
  • Connaissance Opera, Pack Office
  • Langues : Français / anglais exigé, notions d’allemand un atout

Depuis 1909, l’hôtel Royal Savoy est réputé pour son élégance intemporelle. Depuis sa récente ouverture en 2015, il offre un confort inégalé et un classement cinq étoiles. Situé à côté du majestueux Lac Léman, le développement comprend 196 chambres et suites réparties entre le bâtiment historique et la nouvelle extension, des salles de séminaire de grande capacité, le restaurant « La Brasserie du Royal » signé Marc Haeberlin, le Lounge Bar, le Cigar Lounge, le Sky Lounge en rooftop avec vue panoramique unique à 360°, les jardins et le vaste Spa du Royal pour le plaisir de toutes et tous.
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Deadline: 10-05-2024

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