Executive Assistant(e) 80-100% (H/F)

Vue: 130

Jour de mise à jour: 22-04-2024

Localisation: Aigle Vaud VD

Catégorie: Administratif / Commis / Assistant

Industrie: Aviation Aerospace Component Manufacturing

Type d’emploi: Other

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le contenu du travail

Domaine d’activité : Energie

Votre mission:

Assistance au Directeur de Division
Gestion de l’agenda, meetings et rendez-vous
Organisation des déplacements, réservations (train, vols, hôtel, voiture, etc)
Coordination des séances ponctuelles ou récurrentes, réservation des salles, restaurant ou traiteur
Collection et préparation des informations utiles aux revues de direction mensuelles, préparation et mise à jour de la présentation
Extraction ERP mensuelle, pour la récapitulation des éléments facturés aux clients et des prévisions de facturation clients ainsi que pour le suivi des budgets de la division
Ventilation des heures dans l’ERP
Etablissement des notes de frais
Préparation des Notes Internes selon besoin
Coordination et assistance aux Chefs de projets pour la préparation des revues de gestion de projets trimestrielles
Coordination de l’ensemble de la facturation en collaboration avec les différents Chefs de projets, vérification des échéances chaque fin de mois
Edition, traitement et envoi mensuel des factures clients, selon les processus relatifs à chaque destinataire
Assistance pour les correspondances diverses
Transmission de documents au client
Mise à jour de l’empreinte au sol en collaboration avec les chefs de projet
Vérification des notes de frais
Gestion des dossiers, classement
Mise en place / mise à jour de formulaires divers selon demande/besoin
Suivi carte de crédit
Rappels divers aux collaborateurs

Votre profil:

CFC de commerce ou équivalent ; le brevet fédéral d’assistant(e) de direction serait un atout
Plusieurs années d’expérience dans un poste similaire
Très bonne maîtrise de MS office
Excellent niveau en rédaction et orthographe française
Aisance à l’écrit et à l’oral en anglais
Grande discrétion
Souci du détail, méticulosité
Polyvalence, rapidité, flexibilité et proactivité
Organisation, bonne gestion des priorités et du stress
Bonne présentation et aisance relationnelle

Ce que nous offrons :

Entreprise en croissance, tous les jours de nouveaux projets et de grands défis.
Environnement de travail dynamique et international.
Attitude entrepreneuriale et propositions d’améliorations valorisées.
Entreprise familiale stable, développement stratégique sur le long terme.
Ambiance de travail agréable et esprit d’équipe.
Cadre de travail moderne, professionnel, lumineux et spacieux.
Idéalement situé entre montagne et lac.
Nombreux évènements intra et inter-entreprises.

Seules les candidatures déposées sur notre site "https://career.apco-technologies.eu/" seront prises en considération.

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