Secrétaire de direction

☞ Etat de Vaud

Vue: 164

Jour de mise à jour: 25-04-2024

Localisation: Lausanne Vaud VD

Catégorie: Administratif / Commis / Assistant

Industrie: Staffing Recruiting Human Resources Services Government Administration

Niveau: Associate

Type d’emploi: Full-time

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le contenu du travail

MISSIONS PRINCIPALES

Vous assistez le Chancelier dans toutes les activités administratives inhérentes à la conduite de la Chancellerie et à sa fonction.

Vous gérez son courrier, en coordination avec les personnes en charge du secrétariat du Conseil d’Etat, ainsi que les dossiers et documents qui lui sont transmis et tenez l’échéancier des actions planifiées.

Vous veillez à la protection des données et proposez et organisez la gestion documentaire (classement, archivage) physique et électronique.

Vous élaborez des notes, procès-verbaux ou autres supports.

Vous gérez la messagerie du Chancelier, recueillez, filtrez et hiérarchisez les informations reçues et organisez celles qui sont nécessaires au traitement des requêtes et dossiers.

Vous tenez son agenda et prenez en charge l’organisation de séances, rencontres internes et externes.

Vous assurez l’interface avec les différents interlocuteurs et interlocutrices de la Chancellerie et collaborez étroitement avec les membres de la direction du service.

Vous contribuez à la constitution de dossiers prévus pour les séances du Conseil d’Etat et collaborez avec le secrétariat dédié à cette instance.

PROFIL SOUHAITÉ

CFC d’employé de commerce ou diplôme d’études commerciales ou titre jugé équivalent, complété idéalement par un brevet d’assistant-e de direction.

Expérience confirmée dans un poste similaire auprès d’une fonction dirigeante.

Excellentes capacités rédactionnelles et maîtrise des outils informatiques.

Sens aigu des responsabilités et de la confidentialité, discrétion.

Forte capacité d’organisation, rigueur et précision.

Ecoute et entregent, aisance relationnelle et esprit d’entraide et de collaboration
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Date limite: 09-06-2024

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