Head of Office Services (80-100%)

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Sorgen Sie für Strom in der SchweizIn dieser spannenden und abwechslungsreichen Funktion sind Sie verantwortlich für alle administrativen Prozesse und die Leistungen des Empfangspersonal am Hauptsitz in Aarau und am Standort in der Westschweiz (Prilly). Zusätzlich betreuen Sie die KV-Lernenden durch Berufsbildner/innen. Ihre Haupttätigkeiten setzen sich aus den folgenden Punkten zusammen:

• Leitung des Empfangs- und Assistenzteams mit insgesamt 10 Personen
• Verantworten von administrativen Themen und Koordinieren von bereichsübergreifenden Aktivitäten in administrativen oder organisatorischen Belangen
• Unterstützen der Head of Administration Services und deren Stellvertretung
• Ablauf der Back-Office Tätigkeiten rund um Postdienste, Scanning und Vertragserfassungen im VMS (Vertrags Management System) sicherstellen
• Gewährleistung der Planung, Priorisierung und Umsetzung der Aktivitäten im eigenen Verantwortungsbereich
• Sie sorgen für ein effektives Monitoring der Performance von Prozessen, Systemen und Leistungen der Mitarbeitenden im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung und adressieren Defizite
• Ressourcen zur erfolgreichen Betreuung der Lernenden zur Verfügung stellen, sowie Überwachung der Planung und Einhaltung des Lehrprogramms

Damit machen Sie den UnterschiedFür diese Position suchen wir Sie als lösungsorientierte Persönlichkeit mit offenem, souveränem und freundlichem Auftritt. Sie zeichnen sich aus durch Ihre hohe Zuverlässigkeit und Gewissenhaftigkeit und übernehmen gerne Verantwortung, agieren selbständig und haben Freude an der aktiven Mitgestaltung und der Teamarbeit. Sie bringen Folgendes mit:

• Kaufmännische Grundausbildung und mindestens vier Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion, Weiterbildungen von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in operativen Tätigkeiten im administrativen Dienstleistungsbereich
• Sie sind dazu im Stande, qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen, Potenziale zu erkennen und diese gezielt einzusetzen sowie zu entwickeln
• Fähigkeit, ein motivierendes Arbeitsumfeld zu schaffen sowie konstruktive Kritik, Weiterentwicklung und Veränderung zu fördern
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, idealerweise gute SAP-Kenntnisse und bringen Erfahrung im Prozess- und Kostenmanagement mit
• Deutsch und Französisch sprechen Sie auf hohem Niveau, Englischkenntnisse sind von Vorteil

So begeistern wir SieWir bieten Ihnen vielseitige und spannende Aufgaben in einem für die Schweiz einzigartigen Unternehmen. Zudem profitieren Sie bei uns von folgenden Benefits:

• Modernste Arbeitsumgebung in einem motivierten Team in Bahnhofsnähe in Aarau
• Mindestens sechs Wochen Ferien im Jahr, Schicht- und Pikettzuschläge sowie zusätzliche Kompensationszeit
• Regelmässige interne Weiterbildungen und individuelle Sprachausbildung
• Fortschrittliche Sozialleistungen und eine attraktive Pensionskasse
• Wettbewerbsfähiges Gehalt und Honorierung von guten Leistungen

Wir stellen uns vorAls Team Administration Services sind wir erste Kontaktstelle für externe Besuchende an den Standorten Aarau und Prilly und bieten den Mitarbeitenden in unterschiedlichsten administrativen Bereichen Unterstützung. Wir sind:

• Ein bunt gemischtes, offenes und harmonisches Team mit starkem Zusammenhalt
• Sprachtalente aus verschiedenen Landesteilen
• Mit viel Passion in der Dienstleistung tätig
• Gespannt auf unser neues Teammitglied und freuen uns auf eine humorvolle Person mit Energie