Assistant·e administratif·ve au service technique

Le GHOL est l’hôpital de référence pour l’Ouest lémanique avec ses structures sur Nyon et Rolle. Demain, nous vous proposons de poursuivre votre épanouissement professionnel en vous impliquant dans vos nouvelles missions et en participant au développement du GHOL, lequel a investi pour réaliser son nouveau bâtiment d’hospitalisation sur le site de Nyon.

Le service Technique et Sécurité du GHOL vous propose de travailler au sein d’une équipe professionnelle, investie et à taille humaine. Dans votre domaine de compétence, vous,

• Réalisez les tâches de secrétariat courant (20%)
  • Assurez les relations avec le public interne et externe : réception téléphonique, accueil et renseignements des fournisseurs,
  • Rédigez et mettez en forme les documents divers (correspondance, rapports, synthèses,…), et préparez les signataires,
  • Organisez les séances / colloques et saisir des procès-verbaux,
  • Réalisez l’archivage du service selon les directives en place,
  • Gérez le stock de l’économat du service,
  • Assurez toute tâche administrative déléguée par votre hiérarchie.

• Assurez la gestion administratives et taches particulières (20%)
  • Assurez la gestion horaire administrative (demande de congés, heures supplémentaires …) du service,
  • Assurez le suivi administratif de l’élimination des déchets,
  • Saisissez, contrôlez, réceptionnez et régularisez les factures fournisseurs, traitez les rappels et assurez le flux de circulation des factures,
  • Saisissez et contrôlez les commandes de prestations via le logiciel SAP,
  • Coordonnez la gestion administrative des entretiens et contrôles pour les véhicules,
  • Assistez la coordination des annonces de maintenance et de travaux sur l’intranet et informations aux services de l’hôpital,
• Garantissez l’exhaustivité de l’inventaire des équipements dans le logiciel de GMAO (40%)
  • Récupérez les informations nécessaires à la mise à l’inventaire,
  • Créez les équipements dans la base de données et mettez à jour les informations durant leur cycle de vie, y compris lors de leur mise au rebut,
  • Organisez et sécurisez les documents de réception (certificats de conformités, libération de systèmes, …)
  • Renseignez les rapports d’activités journaliers dans la GMAO suite aux interventions réalisées en externes,
  • Rendez compte de l’état de situation, de l’avancement et de la mise à l’inventaire auprès de sa hiérarchie et des clients,
  • Transmettez l’inventaire annuel des actifs afin d’établir la valeur d’assurance ECA.
• Appliquez et participez activement au système de management Qualité et à son amélioration (20%)
  • Elaborez les procédures en fonction des évolutions de la technique,
  • Suivez les indicateurs délégués par votre hiérarchie,
  • Assurez le suivi administratif des contrats de maintenance et participez activement à la gestion des fournisseurs,
  • Assurez le traitement administratif des incidents, accidents et non-conformités du service

• Garantissez la veille normative et le suivi de l’évolution des exigences légales,
• Assurer le support de la gestion documentaire pour le service.

Nous sommes convaincus de votre réussite rapide dans vos futures fonctions grâce à votre/vos :

• Expérience d’au moins 5 ans dans un secrétariat polyvalent
• Expérience requise dans les processus qualité
• Très bonne maîtrise des logiciels informatiques bureautiques de base (Word, Excel, etc.) et de logiciels professionnels tels que la GMAO et ERP (par exemple SAP)
• Première expérience réussie dans un environnement technique exigeant (domaine hospitalier, industrie …)

Votre succès dans ce nouveau poste sera favorisé grâce à vos expériences précédentes qui témoignent de vos succès acquis notamment grâce à votre polyvalence, sens du service et votre recherche de solutions face à toutes situations contraignantes. Organisé·e, vous vous appuyez sur une méthodologie de travail transversale, documentée par des processus dont vous recherchez la constante amélioration.

Idéalement, vous avez le permis de conduire, ceci vous permettant de vous déplacer entre les sites hospitaliers de manière autonome.

De langue maternelle française ou complètement bilingue en français, vos connaissances linguistiques en anglais et en allemand sont de sérieux atouts.

CFC d’employé·e de commerce ou titre jugé équivalent exigé

Vous rejoignez une structure hospitalière en pleine expansion et avec de solides fondations.

Vous intégrez une équipe dynamique, à dimension humaine et polyvalente.

Vos missions vous offrent un spectre d’interventions très large et une grande autonomie avec la possibilité d’intervenir dans divers domaines.

Vous bénéficiez d’horaires de travail libres dans le respect de la CCT.