Reservations Supervisor

The iconic Hotel Palace Luzern first opened in 1906 and is located in the heart of the city, on the shores of Lake Lucerne. The multi-million-franc renovation will include the restyling of all guestrooms and suites, the redesign of the public areas, restaurants and bars as well as the landscaping of the outdoor grounds. Following the completion of the renovation, Mandarin Oriental Palace, Luzern will comprise 136 rooms and suites offering excellent views of the lake and mountains. There will be 2 restaurants and a bar together with a variety of social and meeting facilities and a spa and fitness room.

As Reservations Supervisor, you will support the Reservations Manager significantly in setting up the reservations department.

Your tasks

• Professional acceptance and processing of reservation requests as well as the processing of group requests
• Recording of all reservation requests with our hotel software

• Independent collection of information about room occupancy situation and price structure
• the processing of VIP and regular guest bookings, taking into account special wishes and preferences
• the preparation of offers for group and individual bookings and the control in compliance with the expiry and cancellation deadlines
• the daily review of the (name reservation system) reservations and the creation of packages
• the control, processing and filing of incoming reservation correspondence
• the management and dispatch of vouchers
• efficient communication and cooperation with the front office, sales & marketing and accounting departments
• the support of the Revenue Manager
• the training and coaching of new team members as well as
• the support of the team members in all matters.

We expect

• A completed apprenticeship as a hotel specialist, hotel clerk or travel agent
• At least 2 years of experience in the reservations department in a similar position
• In-depth computer skills, especially PMS
• A friendly, courteous, confident appearance on the phone and in direct contact with the guests
• A strong sales- and turnover-oriented working style as well as negotiation skills
• Excellent manners and a well-groomed appearance
• Strong communication skills, both written and oral
• Very good German and English skills, other foreign languages are an advantage.

Do you want join our family of fans and be part of this unique new opening? Then we look forward to receiving your application!

***

Für das Pre-Opening Team des neue Mandarin Oriental Palace, Luzern suchen wir ab dem 1. Juni 2022 eine:n Reservations Supervisor:in.

Das ikonische Hotel Palace Luzern wurde 1906 eröffnet und befindet sich im Herzen der Stadt Luzern, am Ufer des Vierwaldstättersees. Die Multi-Millionen-Franken -Renovierung umfasst die Neugestaltung aller Gästezimmer und Suiten, die Neugestaltung der öffentlichen Bereiche, Restaurants und Bars sowie die Landschaftsgestaltung des Außengeländes. Nach Abschluss der Renovierung wird das Mandarin Oriental Palace, Luzern über 136 Zimmer und Suiten mit herrlichem Blick auf den See und die Berge verfügen. Es wird zwei Restaurants und eine Bar, Meeting und Events Räume sowie sowie einen Spa- und Fitnessraum geben.

Als Reservations Supervisor:in unterstützen Sie den ReservationsManager massgeblich im Aufbau der Reservierungsabteilung.

Ihre Aufgaben

• Fachgerechte Annahmen und Bearbeitung von Reservierungsanfragen sowie die Bearbeitung von Gruppenanfragen
• Erfassung aller Reservierungsanfragen mit unserer Hotelsoftware
• Selbständiges Einholen von Informationen über Zimmerbelegungssituation und Preisstruktur
• die Bearbeitung von VIP- und Stammgastbuchungen unter Berücksichtigung besonderer Wünsche und Präferenzen
• die Erstellung von Angeboten für Gruppen- und Individualbuchungen und die Kontrolle unter Einhaltung der Verfalls- und Stornofristen
• die tägliche Überprüfung des Reservierungssystems, der Reservierungen und das Anlegen von Packages
• die Kontrolle, Bearbeitung und Ablage der eingehenden Reservierungskorrespondenz
• die Unterstützung des Revenue Managers
• die Verwaltung und der Versand von Gutscheinen
• die effiziente Kommunikation und Kooperation mit den Abteilungen Front Office, Sales & Marketing und Buchhaltung
• das Trainieren und Coachen von neuen Teammitgliedern sowie
• die Unterstützung der Teammitgliedern in jeglichen Belangen.

Wir erwarten

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachmann/-frau, Hotelkaufmann/-frau oder Reiseverkehrskaufmann/-frau
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Reservierungsabteilung in einer ähnlichen Position
• Fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere PMS
• Ein freundliches, zuvorkommendes, sicheres Auftreten am Telefon und im Direktkontakt mit den Gästen
• Ein ausgeprägter verkaufs- und umsatzorientierter Arbeitsstil sowie Verhandlungsgeschick
• Exzellente Umgangsformen und ein gepflegtes Äusseres
• Kommunikationsstärke, sowohl schriftlich als auch mündlich
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, weitere Fremdsprachen von Vorteil.

Wollen Sie Teil der Family Fans und dieser einzigartigen und spannenden Neueröffnung sein? Dann freuen wir uns sehr über Ihre Bewerbung!