Administrative Assistenz (m/w/d) des Vizepräsidenten Infrastruktur

Der Schulleitungsbereich für Infrastrukturder ETH Zürich ist für die strategische und operative Führung der Bereiche Immobilienmanagement und -unterhalt, Informatikdienste, Campus Services, ETH-Bibliothek sowie Sicherheit, Gesundheit und Umwelt verantwortlich. Aufgrund neuer Schwerpunktsetzungen von Aufgaben und Verantwortlichkeiten suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine starke, proaktive, administrative Assistenz zur Ergänzung des Teams des Vizepräsidenten für Infrastruktur.

In dieser Funktion unterstützen Sie den Vizepräsidenten in administrativen und organisatorischen Belangen. Zu Ihren Aufgaben zählen schwerpunktmässig:

• Komplexe Terminkoordination mit internen und externen Stellen
• Organisieren von Terminen, Sitzungen und Anlässen – vor Ort und Online
• Bereitstellen von verschiedensten Unterlagen für Sitzungen und Gespräche
• Erstellen von Protokollen
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Bearbeitung der Post und Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit sowie des Informationsflusses im Zuständigkeitsbereich
• Übernahme weiterer anfallender Sekretariatsarbeiten
• Stellvertretung während Abwesenheiten von Teamkolleginnen und -kollegen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung in äquivalenter Position; Weiterbildung als Direktionsassistentin wünschenswert
• Zuverlässige, diskrete, loyale und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit rascher Auffassungsgabe
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und vertiefte Anwendungskenntnisse in Onlinetools (Sharepoint, Zoom, Teams)
• Strukturierte, vorausschauende und präzise Arbeitsweise; durch richtige Prioritätensetzungen ist die Übersicht auch in hektischen Zeiten jederzeit gewährleistet
• Stilsicher in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

Wenn Sie unser kleines, dynamisches Team als Mitglied aktiv unterstützen und ergänzen möchten, freuen wir uns auf Sie.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über das Vizepräsidium Infrastruktur, finden Sie auf unserer Webseite www.ethz.ch. Für Auskünfte steht Ihnen Frau Giada Schiavone, Tel. 044 632 97 17 oder E-Mail giada.schiavone@sl.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich.

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unsererWebseite zur Chancengleichheit und Vielfalterfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können.