Assistant Administratif (h/f) - Genève

☞ OM Pharma

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Update day: 29-03-2024

Location: Meyrin Genève GE

Category: Administrative / Clerical / Assistant

Industry: Pharmaceutical Manufacturing

Position: Entry level

Job type: Full-time

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Job content

Dans le cadre d’un remplacement, nous sommes à la recherche d’un Assistant Administratif (h/f) pour notre site de production biotech de Genève. A ce poste, vous rapportez à l’Office Manager et intégrerez une équipe pluridisciplinaire de 5 personnes. Dans ce cadre, vous traitez les différentes tâches administratives qui vous sont confiées tout en veillant à respecter les délais établis, de manière à soutenir, entre autres, l‘équipe de direction des opérations techniques.

Vos Responsabilités Principales Sont Les Suivantes
  • Organiser les réunions d’équipe, les inspections des autorités de santé et audits de partenaires, les conférences en ligne et les ateliers collaboratifs internes / externes
  • Préparer le matériel pour les présentations (présentations PowerPoint, posters Visio)
  • Participer à des réunions, le cas échéant, rédiger des comptes rendus et suivre l’avancement des tâches
  • Traduire des documents techniques, des procédures opérationnelles ou SOP (Standard Operating Procedures)
  • Rédiger des NOC (Notice of Commission) et en assurer le suivi administratif dans la base de données Conga
  • Passer les commandes de prestations de service et effectuer les réceptions dans l’outil X3 ; faire le suivi des factures
  • Gérer les notes de frais des directeurs du département Technical opérations
  • Gérer les tâches administratives de routine (archivage, numérisation, signatures…) et soutenir les équipes opérationnelles pour diverses tâches administratives ponctuelles
  • Apporter un soutien à l’Office Manager pour la coordination des événements internes et externes : commande de restauration, gestion de la logistique pour les salles de réunion, réservation d’hôtels, etc.

Pour mener à bien cette mission, nous recherchons une personne ayant le profil suivant :
  • CFC d’Employé de Commerce ou formation jugée équivalente
  • Minimum 5 ans d’expérience à un poste similaire, idéalement au sein du secteur pharmaceutique
  • De langue maternelle française avec de très bonnes connaissances de l’anglais (tant à l’oral qu’à l’écrit) ; des connaissances en allemand sont un atout
  • Maîtrise de MS Office et Adobe Acrobat, à l’aise avec l’utilisation d’un ERP (X3 de préférence)
  • Fortes compétences organisationnelles et capacité à prioriser de multiples tâches avec une excellente attention aux détails et à la confidentialité
  • Grande aisance rédactionnelle et verbale

Vous vous décrivez comme une personne flexible, polyvalente et orientée service. Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches en simultané et de garder votre calme dans les situations stressantes. Vous savez respecter les délais grâce à votre approche structurée, votre capacité d’anticipation et votre proactivité. Enfin, vous faîtes preuve d’un excellent relationnel et vous vous distinguez par votre fort esprit d’équipe.

Cette opportunité vous intéresse ? Transmettez-nous au plus vite votre candidature et rejoignez les équipes d’OM Pharma !

About Us

OM Pharma is a global Geneva-based biopharmaceutical company. It is a leader in the prevention of recurrent respiratory and urinary tract infections and is also active in the treatment of vascular diseases.

It operates worldwide through a strong network of international partners and invests its profits in R&D to develop microbial derived immunotherapeutic products to treat acute and chronic immunological disorders resulting from inflammation and infections.

The company strives to improve the quality of life of patients around the world by providing access to better treatment of immunological imbalances.

For more information, visit the website: ompharma.com .
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Deadline: 13-05-2024

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