Assistant Front Office Manager

Mandarin Oriental Savoy, Zurich is located in the heart of the old town, within the main business centre, close to the city’s leisure attractions and a short walk from the shores of Lake Zurich. Set to open end of 2023, Mandarin Oriental Savoy, Zurich will feature 80 guestrooms and suites and three dining outlets, comprising an all-day dining venue, a speciality restaurant, and a lobby lounge. The property is ideally placed for meetings and gatherings, and the renovation will enhance conference and event facilities, including a grand historic ballroom.

As an Assistant Front Office Manager, you will be responsible for the following duties:

• Representing the Front Office Manager and be the contact person for the Front Office team
• Support, training and coaching of the Front Office Agents
• Creation and control of duty rosters and holiday planning
• Achievement of departmental goals and implementation of Mandarin Oriental quality standards
• Ensuring smooth and guest-oriented work processes in the Front Office close with all the departments in the house
• Control of the rating portals and professional guest complaints handling, from taking to solving
• Check-ins and Check-outs for our guests
• Individual greeting, follow up and coordination of our regular-, VIP- and hotel guests
• Assisting guests with any request from billing questions to local knowledge to provide memorable guest experiences, aslo across departments
• Noting guest preferences to anticipate needs
• Entering bookings in the absence of the reservations department

As an Assistant Front Office Manager we expect from you:

• Completed vocational training in the hotel industry. Several years of management experience in the Front Office department in the upscale hospitality
• Leadership, organizational skills and the ability to lead a team of employees from different cultures with sensitivity and discipline
• Good computer skills, PMS knowledge
• Written and verbal communication skills - guests will come to you with both complaints and positive feedback, so you always will be approachable
• Open-mindedness and team spirit
• Flexibility and resilience - your position will include weekend and holiday shifts
• Excellent manners and well-groomed appearance, as well as a positive charisma
• Very good knowledge of German and English. Other foreign languages are an advantage

We offer our Assistant Front Office Manager worldclass benefits, including but not limited to:

• Discounts on hotel stays and dining across the group
• Colleague recognition and reward programs
• An exciting range of learning and development programs
• Opportunities for promotion and transfers worldwide
• Colleague Social events and Wellness programs

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Das Mandarin Oriental Savoy, Zürich befindet sich im Herzen der Altstadt, im Hauptgeschäftszentrum, in der Nähe der Freizeitattraktionen der Stadt und nur einen kurzen Spaziergang vom Ufer des Zürichsees entfernt. Das Mandarin Oriental Savoy, Zürich wird Ende 2023 eröffnet und verfügt über 80 Gästezimmer und Suiten sowie drei gastronomische Einrichtungen, darunter ein ganztägig geöffnetes Restaurant, ein Spezialitätenrestaurant und eine Lobby Lounge. Das Hotel ist ein idealer Ort für Meetings und Versammlungen, und die Renovierung wird die Konferenz- und Veranstaltungseinrichtungen, einschließlich eines großen historischen Ballsaals, verbessern

Als Assistant Front Office Manager sind Sie für die folgenden Aufgaben zuständig:

• Vertretung des Front Office Managers und Kontaktperson für das Front Office Team
• Unterstützung, Schulung und Coaching der Front Office Agents
• Erstellung und Kontrolle von Dienstplänen und Urlaubsplanung
• Erreichen der Abteilungsziele und Umsetzung der Mandarin Oriental Qualitätsstandards
  Sicherstellung reibungsloser und gästeorientierter Arbeitsabläufe im Front Office in enger Zusammenarbeit mit allen Abteilungen des Hauses
• Kontrolle der Bewertungsportale und professionelle Bearbeitung von Gästebeschwerden, von der Aufnahme bis zur Behebung
• Check-ins und Check-outs für unsere Gäste
• Individuelle Begrüßung, Betreuung und Koordination unserer Stamm-, VIP- und Hotelgäste
• Unterstützung der Gäste bei allen Anliegen, von Rechnungsfragen bis hin zu Ortskenntnissen, um den Gästen ein unvergessliches Erlebnis zu bieten, auch abteilungsübergreifend
• Notieren von Gästepräferenzen, um Bedürfnisse zu antizipieren
• Eingabe von Buchungen in Abwesenheit der Reservierungsabteilung

Als Assistant Front Office Manager erwarten wir von Ihnen:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung in der Hotellerie. Mehrjährige Führungserfahrung in der Front Office Abteilung in der gehobenen Hotellerie
• Führungs- und Organisationsgeschick sowie die Fähigkeit, ein Team von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Kulturen mit Sensibilität und Disziplin zu führen
• Gute Computerkenntnisse, PMS-Kenntnisse
• Schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten - die Gäste werden sowohl mit Beschwerden als auch mit positivem Feedback zu Ihnen kommen, so dass Sie immer ansprechbar sein werden
• Aufgeschlossenheit und Teamgeist
• Flexibilität und Belastbarkeit - Ihre Tätigkeit umfasst auch Wochenend- und Feiertagsschichten
• Ausgezeichnete Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild sowie eine positive Ausstrahlung
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache. Weitere Fremdsprachen sind von Vorteil

Wir bieten weltklasse Vorteile an, wie bespielsweise:

• Rabatte auf Hotelaufenthalte und F&B in der gesamten Gruppe
• Anerkennungs- und Belohnungsprogramme für Kollegen
• Spannendes Angebot an Schulung- und Entwicklungsprogrammen
• Weltweite Aufstiegs- und Versetzungsmöglichkeiten
• Veranstaltungen und Wellness-Programme für Kollegen