Senior Administrative Assistant

☞ SICPA

Vue: 158

Jour de mise à jour: 14-04-2024

Localisation: Prilly Vaud VD

Catégorie: Administratif / Commis / Assistant

Industrie: IT Services IT Consulting Chemical Manufacturing

Niveau: Associate

Type d’emploi: Full-time

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le contenu du travail

Afin de renforcer l’équipe administrative dédiée à notre département R&D, nous recherchons un(e): ASSISTANT/E ADMINISTRATIF/VE SENIOR

RÔLE

L’Assistant/e Administratif/ve Senior assure la gestion administrative du département R&D afin de faciliter les flux de travail et fournit une assistance au personnel, aux responsables et cadres supérieurs au besoin. Les responsabilités incluent:

  • Assurer l’organisation et les besoins logistiques dans le cadre d’événements, séminaires et réunions spécifiques au département; préparer et distribuer l’ordre du jour, assurer la prise des procès-verbaux et synthèse des réunions
  • Organiser les visites de clients, fournisseurs, employés d’autres entités SICPA; élaborer et diffuser le programme des visites, inviter les participants
  • Fournir une assistance administrative aux responsables de services
  • Gérer les demandes de visas, lettres d’invitation pour les voyageurs du département, au besoin fournir un support par rapport à l’organisation des déplacements
  • Fournir une assistance pour la rédaction et l’envoi du courrier ou de colis
  • Gérer et maintenir le calendrier des dates clés du département ainsi que les agendas spécifiques au service; tenir à jour la liste des délégués techniques par compte client
  • Analyser, documenter et améliorer les tâches et processus administratifs

PROFIL

  • CFC Employé/e de commerce ou équivalent
  • Solide d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans un milieu international, multiculturel
  • Très bonnes connaissances de MS Office 365 (Outlook, Excel, Word, Powerpoint, Teams); Sharepoint et SAP sont un atout
  • Personne rigoureuse, autonome, organisée, sachant gérer les priorités, flexible, discrète, orientée service
  • Expérience dans un poste avec un niveau élevé de confidentialité
  • Français langue maternelle ou niveau C1; Anglais niveau C1

REJOIGNEZ-NOUS!

  • Notre succès provient de nos employés talentueux et hautement qualifiés
  • Une politique d’entreprise respectueuse et une vision à long terme sont les clés de notre réussite
  • La diversité à tous les niveaux d’une organisation est une force

Nous vous proposons un rôle passionnant et stimulant, dans une entreprise qui offre de belles perspectives de carrière et cela dans un environnement unique et absolument passionnant. Votre dossier sera traité avec la plus grande discrétion.

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Date limite: 29-05-2024

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