Assistante administrative

☞ EPFL

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Update day: 24-04-2024

Location: Lausanne Vaud VD

Category: IT - Hardware / Networking Part-time

Industry: Enseignement et formation

Job type: Temps partiel, Durée indeterminée

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Job content

EPFL, l’École polytechnique fédérale de Lausanne, est l’un des campus universitaires les plus dynamiques d’Europe et s’inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L’EPFL compte plus de 6’000 collaboratrices et collaborateurs qui font vivre les trois missions principales de l’École : l’éducation, la recherche et l’innovation. Le campus de l’EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d’une communauté de plus de 16’000 personnes, dont près de 12’000 étudiants et 4’000 chercheurs issus de plus de 120 nationalités différentes.

Assistante administrative

Mission :
Assister le Professeur Grätzel au Laboratoire de photonique et interfaces LPI

Principales tâches et responsabilités :
Support administratif pour le professeur:
  • Organisation des voyages du professeur, remboursements
  • Mise à jour de la liste des publications
  • Travaux courants de secrétariat : courrier, téléphone, emails, réception, correspondance en français et en anglais, rédaction de notes, mise en forme de documents divers,
  • Contacts et accueil visiteurs et journalistes
Support administratif pour le groupe :
  • Préparation et gestion des dossiers du personnel, gestion des arrivées et départs des collaborateurs, suivi des mutations, suivi des absences, gestion des accréditation, absences, attestations
  • Accueil (check-in/check-out) et aide aux nouveaux collaborateurs et visiteurs
  • Planification des voyages des collaborateurs, notes de frais
  • Gestion de la carte de crédit
  • Commandes grand équipement
  • Demandes de travaux et gestion de l’inventaire
  • Page web EPFL LPI
  • Classement et archivage.
Profil recherché :
  • CFC d’employée de commerce, maturité commerciale ou titre jugé équivalent
  • Maîtrise des outils bureautiques MS Office (Word, PowerPoint, Outlook, Excel)
  • Aisance dans les différents outils et plateformes informatiques
  • Maîtrise du français et de l’anglais et très bonnes capacités de rédaction dans les deux langues
  • Maîtrise des outils de rédaction web (wordpress) serait un plus
  • Connaissance de SAP serait un avantage
  • Connaissance des directives et processus EPFL et des applications internes à l’EPFL (notes frais, infocentre, sésame) seraient un plus

Compétences personnelles
  • Autonomie et proactivité
  • Polyvalence
  • Sens de l’organisation et rigueur dans l’exécution des tâches
  • Aptitude à travailler en équipe, bonnes compétences relationnelles
  • Dynamisme, flexibilité, sens du service

Date d’entrée en fonction :
De suite

Taux d’occupation :
50%

Durée :
CDD jusqu’au 30.09.2022, puis à rediscuter

Remarque :
Seuls les candidats ayant postulé via le site internet de l’EPFL ou celui de notre partenaire Jobup seront pris en compte. Les dossiers transmis par les agences non mandatées ne seront pas pris en compte.

Référence :
Poste No 2068

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Deadline: 08-06-2024

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