Back Office Administrator

ROLE PRINCIPAL:

Le RCS BACK-OFFICE ADMIN est principalement responsable de la gestion de l’enregistrement / des devis / du contrôle final / de la facturation.

VOTRE MISSION:

RESPONSABILITÉ CLÉ 1/ Enregistrement des réparations

• Accuser réception des produits des points de ventes
• Identifier les clients et des produits
• Prendre note de l’état des produits (défauts esthétiques)
• Reporter la demande du client
• Transférer à l’équipe diagnostic (système "push")
• Réceptionner les pièces en retour des ateliers situés en boutiques
• Collecter des pièces détachées provenant des réparations effectuées au sein des ateliers situés en boutiques
• Transférer les pièces provenant des ateliers situés en point de vente vers le démontage

RESPONSABILITÉ CLÉ 2/ Création des devis de réparations

• Connaitre les catalogues de produits ainsi que des politiques de marques (services, critères de garantie, critères de gratuité)
• Connaitre les pièces détachées (être capable de trouver une référence de pièce détachée, d’identifier une pièce gérée vs. un consommable, connaître les pièces inclues à un service)
• Connaitre les bracelets en cuir (couleur, matière, finition)
• Comprendre un diagnostic technique et le traduire en termes commerciaux
• Être le lien entre l’équipe technique et le client
• Effectuer un contrôle de la disponibilité des pièces détachées
• Lancer le prélèvement des pièces détachées dans le système
• Définir les services et fixer le prix de la réparation (service et pièces détachées)
• Pouvoir estimer le délai de réparation en utilisant l’outil de calcul SLA
• Envoyer le devis au client
• S’assurer que tous les produits passés par le diagnostic aient un devis créé le jour même

RESPONSABILITÉ CLÉ 3/ Contrôle final et facturation

• Effectuer le contrôle esthétique final du produit avant le scellage (contrôle de conformité, contrôle des pièces détachées remplacées, nettoyage et scellage du produit)
• Assurer un contrôle final "commercial" (le travail effectué et la facture correspondent au devis)
• Facturer les réparations et préparer les documents du client
• Préparer la pochette de réparation et transmettre à l’opérateur logistique RCS
• Assurer le regroupement des réparations par destination /client
• Veiller à ce que toutes les pièces dont le contrôle final est confirmé soient facturées le jour même
• Veiller à ce que les pièces détachées usagées suivent le flux de recyclage

RESPONSABILITÉ CLÉ 4/ Sous-traitance

• Appliquer les procédures d’envois et de retour de sous-traitance (interne et externe)
• Connaitre les différents types de sites de sous-traitance
• S’assurer que tous les produits à transférer soient envoyés le jour même

RESPONSABILITÉ CLÉ 5/ Soutien des équipes administratives

• Etre polyvalent dans la réception/expédition des réparations, les documents d’expédition et l’équipe supply & matching
• Soutenir l’équipe si désigné par le team leader

RESPONSABILITÉ CLÉ 6/ Échange avec les équipes

• Gérer les réclamations avec l’équipe logistique et l’équipe du service à clientèle
• Suivre le portefeuille de réparations et les délais des tâches
• Participer à la "réunion matinale" de l’équipe
• Effectuer les demandes d’absence dans le système informatique et dans le fichier de suivi du temps de travail de l’équipe

INDICATEURS CLÉS (Indicateurs Groupe):

• Formation administrative. Expérience dans le secteur du luxe et/ou du service à la clientèle du délai de réparation annoncé au client
• Gestion de données / qualité d’enregistrement des produits (ex : précision et utilisation limitée des références génériques) / productivité

VOTRE PROFIL:

• Formation administrative avec 1 à 2 ans d’activité professionnelle en tant qu’assistant administratif ou en tant qu’administrateur logistique, idéalement avec une expérience dans le secteur du luxe et/ou du service à la clientèle.
• Connaissances informatiques de base / Excel, Word, pdf
• Français parlé et lu couramment et bonnes connaissances de l’allemand.
• Excellentes compétences de communication orales et écrites
• Compétences requises: efficacité, travail d’équipe, autogestion et grande capacité d’organisation
• Agilité d’interaction dans le plus grand respect des équipes, des boutiques et de nos partenaires